Conseils pour l'organisation du concours (traduction du " Managers Handbook")

1. Rangez l'enveloppe plastique contenant les livrets-questions, l'enveloppe d'expédition (il y en a plusieurs si le nombre de candidats est important) et le procès-verbal rose à plat dans un endroit sûr (coffre de l'établissement) en attendant le jour J.
   Elle ne doit être ouverte que le jour du concours, et en présence du chef d'établissement.
    
2. Vérifiez soigneusement le nombre de fiches-réponses (voir étiquette) ; elles sont numérotées. Si le compte n'y est pas, prévenez immédiatement la Direction Régionale car vous ne pourrez utiliser ni des fiches des années précédentes, ni des photocopies.
   Bien que ces fiches ne soient pas confidentielles, il est souhaitable qu'elles soient rangées à plat dans un endroit sûr avec les sujets.
   Au-dessus de l'adresse     57nnn     MP/mmm  UP/ppp   J/xxx  I/yyy  S/zzz   A/tttt     indiquent le code de l'établissement,
   les nombres de documents envoyés :  mmm et ppp sujets primaire (MP et UP ne nous concernent pas), xxx, yyy et zzz sujets Junior, Intermédiaire et Senior, et le nombre de fiches-réponses :  ttt  (+3 de chaque, par tranche de 200).
    
3. Nous vous suggérons de reproduire les instructions aux candidats et de les diffuser largement.
   Il est aussi souhaitable de familiariser les candidats avec la fiche-réponse en en faisant circuler quelques copies ; elles ne pourront évidemment pas être utilisées pour l'épreuve (vous seriez responsable si des feuilles-réponses abîmées ou non conformes étaient refusées).
    
4. Occupez-vous dès maintenant de l'organisation de l'épreuve pour la matinée du jeudi 6 août 2009 :
   - réservation des salles avec tables et chaises en nombre suffisant pour deux heures,
   - surveillants en nombre suffisant (un pour 40 candidats) ; on pourra avoir recours à des parents d'élèves, mais en aucun cas des élèves ne peuvent surveiller leurs camarades ou manipuler les documents.

1. Prévoyez un quart d'heure avant et après l'épreuve pour le placement des candidats, la distribution des sujets, et la récupérations des fiches, le rangement de la salle.
   Organisez la préparation des salles (disposition des tables). Si possible, séparez les candidats de même niveau.
   Il est souhaitable de préparer les salles la veille au soir.
2. Prévoyez aussi une petite réserve de matériel : crayons papier B-2B, bonnes gommes, papier brouillon.
   Un crayon doit obligatoirement être utilisé pour compléter la feuille-réponses.
    
3. En haut à droite des feuilles-réponses les deux cases "School Use" peuvent être utilisées pour votre usage personnel ; leur contenu sera imprimé en bas à droite des diplômes et en haut à droite des fiches individuelles.
   Vous pouvez donc les utiliser pour identifier les classes (5B 3A ...), ce qui vous facilitera le tri.
    
4. Préparez les instructions aux surveillants ; vous pouvez les imprimer et les compléter à la main :
   • où et quand prendre et rapporter les documents (début du document et titre du dernier paragraphe),
   • l'heure du début de l'épreuve (si les candidats sont répartis dans plusieurs salles on peut utiliser un signal sonore),
   • comment utiliser les cases "School Use" (paragraphe "Comment remplir la fiche-réponses").
      
5. Prévoir une réunion d'information des surveillants ; fournissez-leur des copies des "Instructions aux Candidats", distribuez-leur les instructions que vous avez préparées et demandez-leur de les respecter scrupuleusement. Ils y trouveront tous les conseils pour un bon déroulement de l'épreuve (en particulier comment vous avez décidé d'utiliser les cases "School Use", mais aussi où récupérer et déposer les fiches) et y noteront les informations qui vous seront utiles (leur nom, la salle qui leur a été affectée, les nombres de candidats de chaque niveau...).
    
6. Assurez-vous que vous aurez accès, le matin de l'épreuve, à l'endroit où ont été rangés les documents (clef du coffre !).
    
7. Pendant la semaine précédant l'épreuve affichez une note pour l'information des candidats (date et heure de l'épreuve, salles) et des surveillants (salles utilisées, remplaçants) et des autres collègues.
    
8. Diffusez (affichage distribution) des copies des feuilles-réponses et les "Instructions aux Candidats" qui précisent les règles de l'épreuve.
   Rappelez qu'il n'y a plus de pénalités pour mauvaises réponses et que les cinq dernières questions ne pas vraiment des QCM.

Avant l'épreuve, de bonne heure le matin

1. Ouvrez l'enveloppe contenant les sujets et vérifiez les nombres de livrets pour chaque division (indiqués sur votre "Managers Handbook").
    
2. Si le nombre de sujets est insuffisant, faites des photocopies et notez-le sur le procès verbal rose inclus dans l'enveloppe.
   RAPPEL : Tout problème concernant les sujets et toute dérogation aux procédures doivent être consignés sur le procès verbal rose. Informez aussi la Direction Régionale.
    
3. Si l'épreuve doit se dérouler dans plusieurs salles, répartissez les livrets et les fiches en conséquence pour les différents surveillants.
    
4. Distribuez à tous les surveillants des copies des "Instructions aux Candidats" et des "Instructions aux Surveillants".

Pendant l'épreuve

Après l'épreuve, expédition des fiches-réponses

• Complétez soigneusement le procès verbal rose (Certification Form) .
   
• Les fiches-réponses doivent être rangées avec le logo en haut à gauche pour assurer un approvisionnement correct du lecteur optique (utilisez le coin coupé en bas à droite pour vérifier).
  Vérifier aussi le codage du niveau (de 7 à 12) ; cette information est évidemment essentielle pour l'ordinateur.
  N'utilisez ni agrafes ni papier collant pour les assembler.
   
• Les fiches-réponses doivent être expédiées avec le procès-verbal rose, par avion, dans les 24 heures, directement à Canberra, dans l'enveloppe plastique prévue à cet effet.
  Si plusieurs enveloppes plastiques sont nécessaires, numérotez-les (1/n 2/n ... n/n) et assemblez-les en un seul colis.
  Le Comité de l'AMC dégage sa responsabilité pour la correction des fiches qui n'auront pas été expédiées rapidement ou sans utiliser l'enveloppe plastique.
   
• Organisez pour le lendemain la redistribution des livrets qui ont été ramassés par les surveillants.
  Conservez les sujets que les candidats ne désirent pas récupérer ; ils serviront pour l'entraînement l'année prochaine .